¿Quieres tener todos los documentos bien gestionados y fácilmente accesibles?
App Documentos Odoo
En la actualidad, una gestión de documentos eficiente es clave para el funcionamiento ágil y organizado de cualquier empresa. Desde contratos, facturas y presupuestos hasta informes internos y archivos legales, la acumulación y desorganización de documentos puede ralentizar procesos, aumentar los riesgos legales y generar pérdidas de tiempo innecesarias. Una mala gestión documental no solo entorpece la productividad, sino que también puede derivar en errores, incumplimientos o pérdida de información valiosa.
Puedes compartir tus documentos, enviarlos por email, categorizarlos y añadir etiquetas. Cuando no los necesites, puedes archivarlos. Por supuesto, permite generar automáticamente documentos como facturas de proveedores, tareas, hojas de fabricación...
Características App de Documentos Odoo
Carga y Organización Centralizada
Con el módulo de Documentos, puedes cargar y organizar fácilmente cualquier tipo de archivo: PDFs, imágenes, hojas de cálculo, presentaciones, contratos y más. Los documentos se almacenan en una estructura clara y categorizada por etiquetas, carpetas o áreas funcionales (como Recursos Humanos, Contabilidad o Ventas), permitiendo un acceso rápido y eficiente.
Digitalización de Documentos
Gracias a la integración con herramientas de escaneo y reconocimiento óptico de caracteres (OCR), puedes digitalizar documentos físicos y extraer automáticamente la información clave, como nombres, fechas o importes. Esto no solo reduce la carga administrativa, sino que también permite convertir documentos en datos estructurados, facilitando su uso en otros procesos dentro de Odoo.
Automatización de Flujos de Trabajo
Uno de los aspectos más potentes del módulo es su capacidad para automatizar flujos de trabajo. Puedes configurar reglas que asignen documentos a determinadas personas, disparen acciones (como validar, aprobar o archivar) o incluso conecten con otros módulos. Por ejemplo, una factura escaneada puede enviarse automáticamente al módulo de Contabilidad para su validación y registro.
Colaboración y Validación Simplificada
Los documentos pueden compartirse fácilmente con los miembros del equipo, y los procesos de revisión y validación son rápidos y transparentes. Puedes solicitar aprobaciones, hacer anotaciones y realizar un seguimiento del estado de cada archivo, todo dentro del mismo entorno. Además, la trazabilidad completa te permite saber quién hizo qué, cuándo y por qué.
Acceso desde Cualquier Lugar
El módulo de Documentos está disponible tanto en versión web como móvil, permitiendo a los usuarios acceder a sus archivos y colaborar desde cualquier lugar. Esto es especialmente útil para equipos remotos o empleados que necesitan consultar información durante visitas a clientes, reuniones o desplazamientos.
Seguridad y Control de Acceso
Con Odoo, puedes definir permisos de acceso para garantizar que cada usuario vea y edite únicamente lo que le corresponde. También se pueden crear niveles de validación y reglas de confidencialidad, lo que asegura el cumplimiento de políticas internas y regulaciones como la RGPD. Además, todo queda respaldado y disponible con historial de versiones.
Vista general de Documentos Odoo
Integraciones
Una de las principales fortalezas del módulo de Documentos es su integración nativa con el resto del ecosistema Odoo. Los documentos no son elementos aislados: se vinculan directamente a tareas, facturas, órdenes de compra, proyectos y más.
Contabilidad
Permite vincular documentos contables, como facturas y recibos, directamente a los asientos correspondientes.
Ventas
Almacena presupuestos, propuestas comerciales o contratos asociados a oportunidades de venta, asegurando un seguimiento organizado del proceso comercial.
Proyectos
Cada tarea o proyecto puede tener asociados documentos clave, como informes, planos o entregables, que se actualizan y consultan en tiempo real.
Beneficios del Módulo de Documentos
- Reducción del Uso de Papel: Fomenta la digitalización y el trabajo sin papel, mejorando la sostenibilidad y la eficiencia.
- Mayor Productividad: El acceso rápido a la información y la automatización de flujos de trabajo reducen los tiempos muertos y los procesos manuales.
- Trazabilidad Total: El historial completo de cambios, aprobaciones y versiones mejora el control interno y facilita auditorías.
- Colaboración Transparente: Los equipos pueden trabajar sobre los mismos archivos sin necesidad de enviar correos ni gestionar múltiples versiones.
- Integración Completa: Se conecta perfectamente con los demás módulos de Odoo, generando sinergias y evitando duplicidad de tareas.
- Escalabilidad: Ideal tanto para pequeñas empresas como para grandes corporaciones que manejan grandes volúmenes de documentación.
En un entorno empresarial cada vez más digital y exigente, contar con una herramienta que permita gestionar de forma eficiente todos los documentos de tu empresa no es solo una ventaja, sino una necesidad. Ya no tendrás que preocuparte por documentos extraviados, accesos no autorizados o procesos manuales que entorpecen tu productividad.
Si estás listo para decir adiós al caos de documentos y optimizar la gestión de la información en tu empresa, contáctanos hoy mismo. Te ayudaremos a implementar esta herramienta para que puedas transformar tu forma de trabajar, ganar agilidad operativa y garantizar un acceso seguro, rápido y eficiente a todos tus documentos.
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